Do zaplanowania i przypilnowania jest ogrom mniej i bardziej istotnych spraw, a niestety niedopilnowanie jakiejkolwiek może skończyć się organizacyjną katastrofą. Z tego też powodu organizowaniem konferencji, zwłaszcza jeżeli będą ona na dużą liczbę uczestników, powinny się zajmować osoby mające w tych sprawach pewne doświadczenie, wówczas będzie więcej szans na to, że wszystko zostanie odpowiednio załatwione (odwiedź stronę tutaj). Z najważniejszych rzeczy, od których tak naprawdę zaczyna się organizowanie, jest ustalenie ilości gości i wyszukanie restauracja japońska warszawa tego odpowiedniej sali. Kolejność ta ma o tyle znaczenie, że pojemność sali należy dopasować dobrana do ilości gości. Za mała sala spowoduje, że zwyczajnie będzie niewygodnie i ciasno, za to za duża rozpręży i zdekoncentruje osoby na niej przebywające.
Kolejną ważną rzeczą będzie wybranie miejsca, w którym konferencja będzie organizowana. Większe miejscowości kuszą przede wszystkim dużą ilością sal, czy to przy hotelach czy w niezależnie działających konferencyjnych centrach. Bardzo dużym zainteresowaniem cieszą się także ustronne, leżące dalej od cywilizacji miejsca – na przykład spora grupa klientów bardzo sobie ceni sale konferencyjne nad morzem, gwarantujące nie tylko doskonałe warunki na zorganizowanie spotkania, ale także spokojne, relaksujące otoczenie – przykładowa oferta: .